Bagaimana untuk menjawab telefon secara profesional

Mempunyai kemahiran profesional telefon boleh membantu anda berjaya dalam dunia perniagaan, sama ada anda mewakili perniagaan kecil, memberikan maklumat untuk institusi kewangan atau bertindak sebagai saluran komunikasi pertama untuk sebuah syarikat besar. Cara profesional untuk menjawab telefon dalam komunikasi perniagaan memastikan segala yang jelas antara kedua-dua pihak. "Berkomunikasi dengan jelas dan mendengarkan dengan berkesan adalah asas-asas hubungan yang setia." Apabila orang tidak dapat melihat orang di hujung telefon, sikap yang berpengetahuan dan berpengetahuan membolehkan mereka tahu bahawa mereka berurusan dengan seorang profesional. .

Langkah-langkah untuk diikuti:

1

Luangkan masa anda untuk mengambil penerima panggilan masuk. Bergegas untuk menjawab telefon apabila anda tidak bersedia, memberitahu orang di sisi lain bahawa anda tidak bersedia untuk menerima panggilan tersebut. Biarkan telefon itu berdering sekali atau dua kali sebelum anda mengambilnya dan mengambil nafas panjang untuk mempersiapkan panggilan.

2

Namakan organisasi yang anda namakan dan nama anda. Masa ini penting kerana ia menghantar maklumat yang paling asas kepada pihak lain dan menghapuskan keraguan sama ada ia adalah nombor yang betul.

3

Dengar dengan teliti kepada pemanggil. Tunggu sehingga anda selesai bercakap untuk menjawab dan pastikan anda memahami soalan anda sebelum menjawab. Jelaskan apa-apa butir-butir mengenai pertanyaan pengintip jika anda tidak pasti.

4

Bercakap dengan perlahan apabila anda menjawab pemanggil. Jadilah yakin dalam jawapan anda. Pilih bahasa anda dengan berhati-hati, kerana jargon atau kata-kata ragu-ragu boleh menyebabkan pemanggil meragui pengalaman mereka. Tanya pemanggil jika anda memahami maklumat yang anda berikan.

5

Minta kebenaran sebelum membuat panggilan terus. Terima pemanggil untuk kesabaran anda dan beritahu dia berapa lama dia perlu menunggu. Minta kelulusan untuk menghantar mesej atau mencari pertanyaan, kerana ini akan memberi pemanggil pilihan untuk menunggu dalam talian atau tidak.

6

Semak bahawa pemanggil memahami maklumat yang anda berikan. Semak tarikh dan masa penting. Tanya pemanggil jika mereka boleh mendapat lebih banyak bantuan sebelum menamatkan panggilan. Terima kasih kepada penelepon semasa penamatan panggilan.

Petua