Bagaimana menulis surat untuk pelanggan membayar

Apabila pembayaran pelanggan diminta, langkah-langkah yang sesuai digunakan untuk membuat surat-surat berkesan untuk dihantar kepada mereka. Surat permintaan pembayaran digunakan apabila pelanggan tidak membayar invois pada tarikh jatuh tempo. Semakin lama ia memerlukan pelanggan untuk membayar invois, lebih banyak surat yang ditulis oleh syarikat kepada klien ini. Surat permintaan untuk pembayaran mestilah sopan, jelas dan mesti memberikan butiran mengenai pelanggaran yang dilakukan oleh klien.

Langkah-langkah untuk diikuti:

1

Ia menggunakan kop surat syarikat, kerana ia mengandungi semua maklumat mengenai organisasi dan sering kelihatan lebih formal.

2

Surat itu mesti ditujukan kepada orang tertentu . Anda mesti mempunyai tarikh surat itu, diikuti oleh nama dan alamat klien. Alamat orang yang mengatakan "Dear", diikuti oleh nama penuh pelanggan.

3

Tentukan tujuan surat tersebut. Surat untuk permintaan pembayaran mesti menyatakan dengan jelas maksud ini pada permulaan yang sama. Gunakan nada profesional, dan gunakan kata-kata positif dan hangat.

4

Termasuk butiran hutang. Menentukan tarikh perkhidmatan untuk hutang ini, tarikh akhir asal dan amaun yang terhutang termasuk yuran lewat. Ia termasuk nombor invois, dengan itu membolehkan pelanggan mencari dokumen asal lebih mudah. Banyak syarikat juga akan menyertakan salinan invois asal dalam surat jenis ini. Memberitahu pelanggan mengenai kadar faedah pembayaran lewat.

5

Tanya pelanggan untuk pembayaran. Pelanggan tahu bahawa lebih banyak bayaran untuk pembayaran lewat boleh dielakkan dengan membayar jumlah yang sama dalam tempoh tertentu. Minta pelanggan memanggil anda membuat perkiraan jika dia tidak dapat membuat pembayaran sepenuhnya pada tarikh itu. Termasuk lanjutan nombor telefon langsung anda, jika perlu. Sertakan alamat e-mel anda dan dengan itu menawarkan surat-menyurat anda melalui borang ini, jika pelanggan ingin.

6

Terima kasih kepada pelanggan. Sekiranya pembayaran telah dibuat, terima kasih kepada pelanggan. Terima kasih kepada pelanggan terlebih dahulu kerana menghantar bayaran segera. Beritahu pelanggan bahawa jika anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai perkara ini, jangan teragak-agak untuk menghubungi.